ENCUENTRO DE SECRETARIOS DE MAR DEL PLATA:
18 de octubre de 2004.
En la Introducción del Manual de Procedimientos se menciona el término aprendizaje organizacional. Nos parece importante abordar su comprensión más amplia. La ciencia de la administración ofrece respuestas a través de autores, entre otros, como Peter Senge para quien “las organizaciones que cobrarán relevancia en el futuro serán las que descubran como aprovechar el entusiasmo y la capacidad de aprendizaje de la gente en todos los niveles de la organización” y que sostiene que cuando las organizaciones cambian sus respuestas, alguien debe haber aprendido algo. Entonces el desarrollo organizacional es considerado un proceso de aprendizaje. Otros autores prefieren afirmar que las organizaciones pueden aprender y ese proceso de transformación de una organización supone un alto grado de autorreflexión.
Para Franz una organización que aprende es una estructura procesual determinada por un conjunto de propósitos, reglas y valores, que se concibe a sí misma como mejorable, que quiere y facilita a sus miembros el aprender y que considera la capacidad de aprendizaje para la mejora como una característica esencial de su existencia.
Para Tarín una organización que aprende cambia mediante el proceso de aprender y lo hace en forma colectiva mediante la interacción de las personas que configuran la misma. El aprendizaje individual es condición para el aprendizaje colectivo pero la organización aprende de la diferente actuación de las personas y su aprender mutuo. Este aprendizaje es un proceso de perfeccionamiento y autoperfeccionamiento, un proceso de apropiación, de construcción o reconstrucción de una nueva realidad, lo que implica una doble estrategia de aprendizaje “aprender-haciendo”. Es esencial que para que la organización haya aprendido, el grupo o los grupos de personas logren el concepto de cómo han aprendido las nuevas estrategias y soluciones.
Las organizaciones capaces de aprender van construyendo su manera de ser y actuar, según sus necesidades, experiencias y circunstancias particulares, que si bien difícilmente serían útiles para otras organizaciones, es importante la idea de que es posible identificar principios de aprendizaje que aplican en su proceso de transformación y su concepción como organizaciones que aprenden.
Según Arbúes este proceso de aprendizaje implica que los miembros de la organización:
1.- Compartan una visión: el futuro se construye cada día.
Es consecuencia de la idea fundamental de que el proceso de aprendizaje organizacional se basa en aprender a aprender. Es decir se dedica tiempo y recursos a comprender el entorno, a generar una cultura de flexibilidad y creatividad para responder a las demandas externas.
Compartir una visión común supone crear una identidad común, por lo que es sumamente importante atender los aspectos referidos a las relaciones interpersonales, recuperar la identidad del establecimiento educativo y fomentar una cultura colaborativa.
2.- Actúan mediante un sistema de corresponsabilidad y compromiso mutuo.
En este punto es importante la función de los líderes para que las personas sean estimuladas hacia la autogestión y la autonomía. La competencia para el autoaprendizaje se constituye en una habilidad clave. La organización del trabajo debe permitir que se aumente la capacidad de trabajo individual y es básico reconocer como imprescindible el saber y la necesidad de aprender en todos los niveles de la organización.
3.- Creen en su potencial conjunto: trabajan, aprenden y mejoran en equipo.
Son conscientes de que las personas con frecuencia aprenden más y mejor en grupos. Se generan proyectos que facilitan aprendizajes multidisciplinarios y complementarios.
Supone priorizar la necesidad del diálogo y la capacidad de los miembros de dirigirse hacia un pensamiento conjunto. La participación real se manifiesta en el trabajo en equipo, donde se toman decisiones, se ejecutan y se evalúan, así como se revisa el proceso seguido.
4.- Comparten la información y las ideas: utilizan la comunicación y el intercambio de forma flexible y continua.
El respeto, la escucha atenta y la libertad basada en un sistema de comunicación abierto y flexible, posibilita el trabajar en forma coordinada y generar espacios de entendimiento mutuo y así como creencias compartidas.
5.- Están abiertos a nuevos conocimientos:
Los directivos se esfuerzan por facilitar que los individuos y los grupos adquieran altos niveles de autonomía y capacidad de gestión, creando un clima de aprendizaje continuo que facilite el desarrollo de personas y grupos.
6.- Se transforman: innovan, inventan y cambian trabajando.
Es necesario el continuo cuestionamiento, la exploración de nuevas ideas, .integrar los aprendizajes de dentro y fuera del ámbito de trabajo que determinan un aprendizaje individual y del entorno.
Para Tarín el problema consiste en transformar los conocimientos personales en saber capaz de ser utilizado por la organización en su aprendizaje y esto supone aplicar los siguientes principios:
Mediante la COMUNICACIÓN se persigue que el conocimiento y el saber sean comprensibles por todos los miembros comprometidos en el proceso de aprendizaje.
La PARTICIPACION de todos los que estén implicados en el aprendizaje permite transformar el saber, los conocimientos y experiencias personales en públicos al servicio y disposición de los demás.
CONCENSO que otorga validez a las experiencias personales y permite transformar el aprender individual en aprendizaje colectivo.
INTEGRACION: que permite que los conocimientos y experiencias se integren en estructuras y modelos que den sentido a todas las informaciones, conceptos, aplicaciones presentes en el seno de la organización.
Se debe transformar la imagen de una escuela como una estructura burocrática a una concepción de las instituciones educativas como organizaciones basadas en la colaboración de sus miembros, con nuevos valores (solidaridad, coordinación, colaboración, autonomía, interdependencia, discusión, negociación, reflexión y crítica) conformando una cultura propicia al cambio educativo permanente. Pero este cambio debe darse en un proceso progresivo basado en un soporte organizacional, que conciba al centro educativo como una comunidad de aprendizaje institucional reestructurando los contextos organizativos del trabajo de los profesores.
Desde el modelo de gestión basado en el aprendizaje organizacional la ADMINISTRACIÓN se resignifica y es entendida como un medio que posibilita el desarrollo de las directrices institucionales y permite abordar lo administrativo al servicio de la gestión, articulándola con el resto de las funciones, tareas y actividades que se desarrollan el a institución. Así la administración comprende una tara logística que se realiza en función de una estrategia.
La administración puede ser pensada como el conjunto de acciones a través de las cuales se generan las condiciones necesarias para el desarrollo del Proyecto Educativo Institucional.
Desde esta perspectiva, se trata de repensar las estructuras burocráticas para la creación de unidades y procedimientos flexibles que apunten a la detección y solución de problemas. Estas estructuras deben configurarse temporalmente y especialmente para la atención de un tema, problema o proyecto específico, planificando no de un modo rígido, sino como un proceso centrado, flexible modificable, buscando la optimización de los recursos con vistas al logro de los objetivos institucionales. En este modelo se privilegia la detección y resolución de problemas y el papel de cada miembro de la institución como verdaderos profesionales que enfatizan su protagonismo.
Algunas características de este modelo podrían ser:
- Conformar equipos de trabajo que no necesariamente se correspondan con los equipos institucionalmente establecidos. Supone la interacción de diferentes miembros de la institución.
- Evitar la rutinización en las tareas e interrogarse permanentemente por el sentido y la finalidad de lo que se está haciendo.
- Evaluar la eficacia de la estructura organizativa para modificar metodologías de trabajo y construir estrategias adecuadas a las diferentes situaciones institucionales y sus requerimientos específicos.
- Crear formas de estructura flexible que puedan ser modificadas a través de la evaluación permanente.
- Considerar a la información circulante en la organización: como parte de un circuito más amplio: el de la toma de decisiones. Implica promover la circulación de la información relevante entre los distintos miembros de la comunidad educativa.
Si hablamos de una institución con reales intenciones de transformación y pensamos en instrumentos básicos como el trabajo en equipos con liderazgos rotativos ejercido como rol que puede aprenderse y no como característica intrínseca propia de los individuos , se privilegia la discusión, la negociación y las estrategias que movilicen la información permanentemente a través de los canales de comunicación formales e informales que se abran en la organización. Cuando la información se convierta en patrimonio de todos, esto asegurará la descentralización del poder, porque cada cual en posesión de ella podrá ejercer su cuota de poder en la toma de decisiones, lo cual posibilitará su real participación. Una comunicación con canales concurridos de información contribuirá a la comprensión de la realidad, a la cohesión del cuerpo docente, al esclarecimiento del conflicto, al ajuste paulatino del proyecto individual con el proyecto institucional, neutralizándose los sentimientos de angustia, insatisfacción que actual como factores paralizantes.
Una de las funciones de la administración es asegurar que el flujo informativo llegue a todos los sectores y miembros de la institución y para ello es necesario construir canales de comunicación por los cuales hacer transitar la información y crear rutinas comunicativas.
Los procesos comunicacionales se caracterizan por su gran complejidad debida a factores como el número y diversidad de los interlocutores, las redes de comunicación existentes, la estructura jerárquica y las estrategias que despliegan los grupos e individuos que los conforman.
Nos referiremos brevemente a ciertas fallas comunes en los procesos de comunicación que producen, sin duda alguna, contradicciones e inquietudes que perjudican la toma de decisiones:
. Falta de acuerdo en la acepción de palabras que origina la construcción de significados dispares.
. Diferente percepción o marco de referencia ante un mismo objeto de análisis.
. Las emociones de los interlcutores que pueden desfigurar la recepción o trasmisión de la información.
. El manejo intencional de la información para favorecer al emisor o al receptor.
. La retención de la información como un reaseguro de poder.
. La desmedida concentración de información que dificulta la operatividad de su trasmisión.
. La omisión de uno de los integrantes de la red comunicacional establecida.
A esta altura se hace necesario afirmar que el previo conocimiento de las variables que intervienen en la comunicación, posibilitará su control y la reversión de los desórdenes que determinan que la comunicación constituya un problema en las organizaciones.
Administración e información.
Para planificar, diseñar y proyectar intervenciones en cualquier dimensión institucional es necesario contar con información sobre el estado o situación del área o aspecto que nos interesa modificar. La información es una construcción significativa de los datos que se registran en las organizaciones.
La tarea de la administración respecto de la información consiste en el diseño de la combinaciones significativas de los datos, con la finalidad de realizar diagnósticos que detecten problemas, o identifiquen causales de estos problemas, posibles relaciones entre ellos y vías de superación.
De acuerdo con lo dicho, una función de la administración es generar información oportuna y relevante para los diferentes niveles de decisión. Para tomas decisiones adecuadas la conducción institucional, los docentes, los alumnos, el personal administrativos y demás actores necesitan contar oportunamente con suficiente conocimiento de la situación sobre la que deben decidir.
En general en los ámbitos educativos se consideraba que los datos son aquellos que se piden en planillas de estadística, donde se destacan básicamente los grandes perfiles cuantitativos del sistema educativo.
Esta era una concepción limitada de la información que, por un lado, desprecia la importancia de la información no cuantitativa, que bien organizada, resulta sumamente útil para la toma de decisiones. Por otro lado restringe la disposición de los aspectos cuantificables a aquellos que son requeridos desde otros niveles del sistema.
En la actualidad, la definición de qué son los resultados de la educación presta atención no sólo a los aspectos cuantitativos sino que también se pone énfasis en la calidad de los aprendizajes como elemento definitorio de qué es una buena escuela.
Pueden señalarse cuatro áreas en las que deben centrarse las decisiones de mejorar la calidad de la educación y por lo tanto sobre las que se requiere obtener información:
. Información sobre los resultados cuantitativos. Distribución de la matricula, tasas de retención, abandono global, seguimientos de cohortes, egresados. Permite obtener un panorama final de la eficiencia de la institución educativa.
. Información sobre los resultados cualitativos. Cantidad y calidad de los aprendizajes, logros finales al egreso del nivel, etc. Informan sobre los procesos, aclaran factores intervinientes que afectan los resultados cuantitativos y cualitativos.
. Información sobre el proceso de organización y administración del establecimiento: tiempo de enseñanza real, ausentismo docente, ausentismo de alumnos, jornadas perdidas, etc.
. Información sobre el proceso pedagógico. distintas dimensiones del proceso pedagógico y sus factores asociados.
Una información es útil cuando:
. Ayuda a quien la recibe en la toma de una decisión adecuada y coherente.
. Está actualizada.
. Está disponible en el lugar adecuado.
. Conserva su verdadera esencia y significado.
. Está expresada en forma sencilla y clara.
Cuando un dato es útil para alguna función, podríamos decir que de por sí constituye una información. Pero de lo expuesto surge que hay datos que no son información y requieren ser procesados, es decir, recolectados, clasificados, comparados, resumidos para transformarse en información pertinente y oportuna para la toma de decisiones.
ETAPAS DE LA PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN:
Para que un dato se transforme en información útil para la toma de decisiones deben cumplirse las siguientes etapas:
. RECOLECCION DE DATOS: Es aquella operación que permite acopiar datos para un fin determinado. Por ejemplo: seguimiento académico de un alumno desde su inscripción al curso inicial, su avance académico y su egreso, Observar la declaración jurada de cargos de un docente o analizar su situación de revista año año, etc.
. PROCESAMIENTO DE DATOS: los datos obtenidos deben ser identificados, leídos, registrados, clasificados, calculados, comparados, resumidos, analizados, triangulados, etc. constituyendo una acción de elaboración de la información útil para la toma de decisiones.
En la actualidad se propone en esta etapa el uso de combinado de métodos e instrumentos de análisis tanto cuantitativos, como cualitativos que aumentan la riqueza y fiabilidad de los datos.
Entre las estrategias puede mencionarse la triangulación que implica no sólo el uso combinado de métodos, sino de fuentes, técnicas de recolección, de evaluadores, así como triangular la información obtenida en la institución con la producida en otros niveles del sistema.
Triangulación de fuentes.
Triangulación temporal
Triangulación espacial.
Triangulación de Métodos y de Técnicas.
Triangulación de Evaluadores.
La triangulación busca una interpretación de los fenómenos de forma cercana, tiene un efecto iluminativo y permite revelar el tema en cuestión de una manera contextualizada. Se trata de procesos interactivos y relacionales que sitúan al evaluador en el mismo círculo interpretativo, tal como ocurre con el educador en sus procesos de investigación acción.
La triangulación supone la necesidad de encontrar diferentes formas de acceder y recolectar la información, para lograr una mejor comprensión del fenómeno que se quiere estudiar. Los aspectos que serán objeto de la triangulación dependerá de los interrogantes que se formulen al comienzo del proceso.
. RETENCION DE LOS DATOS: Los datos deben ser conservados a buen recaudo de forma que puedan ser localizados en el momento en que sean requeridos, constituyendo esta acción la retención. Los datos deben estar disponibles para que lleguen a la persona indicada, en el momento oportuno y en la forma adecuada. Para cumplir con esta función de servicio, la información escrita debe estar al alcance y ordenada.
Dada la complejidad de las instituciones educativas, la diversidad de papeles, comunicaciones administrativas, informes, formularios, etc. crece en importancia la constitución del archivo y la base datos de la organización.
La tarea de archivar supone previamente decidir que retener, por cuanto tiempo, bajo que arreglo, en que soporte, etc. La organización y el fundamento del archivo en una institución educativa persigue los siguientes propósitos:
. Crear un centro de información.
. Brindar el mejor servicio, en el menor espacio y tiempo posibles.
. Promover la actividad mediante la búsqueda de datos e información.
. Preservar la documentación.
DISTRIBUCION DE LOS DATOS:
Una vez procesados los datos, se hace necesario entregarlos para su uso de inmediato por los actores institucionales que lo requieren en la toma de decisiones, o bien, en otra oportunidad, se pueda recurrir al archivo para su extracción y entrega, lo que permite su correcta distribución a los usuarios. Es muy importante resaltar aquí la información debe estar disponible en el momento oportuno, debe ser brindada a la persona adecuada que la requiere para la toma de una decisión. Una información inoportuna o entregada a quien no corresponde implica necesariamente que la decisión no fue tomada con el conocimiento debido o en poder de personas equivocadas puede ser utilizada con otros fines.
A la luz de las concepciones de organización, de la administración y de la necesidad de que la institución educativa se conciba a sí misma como una organización que se transforma a sí misma, es necesario e importante reflexionar y revisar el rol del secretario en los institutos superiores, más allá de las funciones establecidas en la normativa vigente.
Como ya vimos la actividad administrativa debe estar centrada en la búsqueda, obtención y organización de los medios y recursos para la planificación, ejecución y control del proyecto educativo institucional. Esta gestión administrativa es la facilitadora del desarrollo de las actividades académicas de la institución. En el desenvolvimiento de esta actividad, el secretario juega un papel relevante y se requiere que:
Participe en la organización institucional.
Participe en la elaboración y el control del proyecto educativo institucional.
Dé cuenta de los recursos existentes, humanos, materiales, financieros y participe de la gestión de la provisión de los que resulten necesarios.
Mejore el uso de recursos y procedimientos administrativos.
Elabore, analice, interprete y difunda la información a suministrar.
Asegure canales de comunicación entre todos los sectores y actores de la institución, así como con los organismos con quienes se relaciona.
Identifique rutinas en el hacer administrativo y busque e instrumente alternativas superadoras.
Tome decisiones en el marco de su competencia y en el ejercicio legítimo de la autoridad delegada.
En este marco, el secretario debe constituirse en un observador atento de la realidad institucional,; debe proponerse como objeto de estudio la organización para conocerla más, y de este modo, hallar mejores condiciones para el desenvolvimiento institucional y facilitar la ejecución del proyecto educativo institucional. El saber que pueda construir sobre la institución facilitará cada toma de decisión del conjunto de los miembros.
La construcción de saberes que el secretario organice sobre la institución, la apropiación de los mismos por los integrantes de la comunidad educativa, impregnará de sentido y significado al desenvolvimiento institucional.
El estudio de la ciencia administrativa ha posibilitado el desarrollo de un gran número de herramientas que coadyuvan en el logro de una efectiva sistematización, tanto en la faz administrativa como en la operativa. Una de ellas es el uso de manuales.
Son ventajas del uso de manuales:
- institucionalizan procedimientos
- aumentan la eficiencia
- normalizan las actividades
- uniforman la terminología
- suministran la información
- posibilitan la fijación de estándares.
Para que los manuales cumplan con eficacia sus propósitos debe cumplirse:
Que su preparación tenga por objeto la satisfacción de una necesidad real.
Que tengan una diagramación adecuada y su redacción sea clara y sencilla.
Que su utilización sea racional y que se actúe con flexibilidad cuando las circunstancias así lo requieran.
Que se instruya al personal en su utilización para obtener los mejores resultados de su contenido.
Tipos de manuales:
1.- Manual de organización.
2.- Manual de políticas.
3.- Manual de procedimientos y normas.
4.- Manual de especialistas.
5.- Manual del empleado.
6.- Manual de propósitos múltiples.
Manual de Procedimientos:
Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad de la organización, como así también la enunciación de normas de funcionamiento básicas a las que deberán ajustarse los miembros de la misma.
Los elementos constitutivos de este manual son:
1.- Normas y procedimientos: Es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen el “aparato circulatorio” de la organización, con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.
2.- Formularios: Todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos. Es de utilidad adicionar a la descripción escrita de las características de los mismos, ejemplares que permitan una más rápida individualización.
3.- Cursogramas: Gráficas de los distintos procedimientos descriptos que se conocen también como diagramas de procedimientos o flujogramas.
Estructura del manual:
1.- Contenido: Es una enunciación sintética de las distintas partes que contiene el manual en la secuencia en que están presentados. Se diferencia del índice en que este último es mucho más detallado y lleva el número de páginas en que está expuesto cada tema.
2.- Indice numérico: Es la enunciación detallada de los distintos capítulos e items que comprende el manual con especificación del número de página. Facilita la localización rápida de la información.
3.- Introducción: Es la presentación del manual explicando su propósito.
4.- Instrucciones para su uso: Esta parte del manual es importante ya que de la claridad de su redacción dependerá el mayor o menor uso que se dé al manual. La primera instrucción concierne a la estructura del manual, cúal es su disposición y los fundamentos de los capítulos o secciones en que está dividido su contenido. Se explica aquí el sistema de codificación utilizado, tanto para las divisiones de contenido como de la enunciación de las normas.
5.- Cuerpo principal: Es la parte más extensa, en la que se detallan las normas y procedimientos que son objeto del mismo. Se encuentra dividido con algún criterio homogéneo.
6.- Apéndice: No siempre es necesaria esta sección. Se justifica para la inclusión de muestra de formularios, ilustraciones, gráficos, ejemplos y otro contenido cuya inclusión en el cuerpo principal actúe en desmedro de la fluidez y claridad de la exposición.
7.- Glosario: Al confeccionar los manuales se usa usualmente terminología cuyo conocimiento no siempre existe para los usuarios del mismo. Puede tratarse de palabras nuevas o bien palabras de uso en el lenguaje común, pero que en la confección del manual adquieren un significado restringido o diferente. Asimismo puede haber diferentes interpretaciones entre las personas que dominan esa terminología. Por ello el manual puede ofrecer un listado de términos técnicos utilizados y su definición.
8.- Indice temático: Es un listado alfabético de los distintos tópicos que comprende el manual. Al respecto debe definirse hasta qué grado de análisis se habrá de llegar y es útil e interesante complementarlo con referencias cruzadas.
Detalle de los items en la presentación de cada procedimiento:
1.- Fundamentación: Detalle de la necesidad de la elaboración del procedimientos. Características generales. Simplificación.
2.- Objetivos: Resultado esperado del desarrollo del procedimiento.
3.- Normativa aplicable al procedimiento: Denominación. Descripción de artículos y párrafos aplicables al procedimiento.
4.- Desarrollo del procedimiento.
5.- Descripción y modelo de formularios utilizados: Modelo, cantidad de ejemplares, requisitos para su cumplimentación, responsable de su confección, firma, destinatario, plazo de entrega, archivo.
6.- Producto del procedimiento: Descripción de los materiales que se elaboran, destinatarios, uso.
7.- Archivo de la documentación: Tiempo, responsable y gestionado por.
Lic. Angélica B. Paredes.
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